Wie baue ich ein erfolgreiches Team auf?

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Drei Erfolgsfaktoren mit denen sich junge Teams selbst erfolgreich entwickeln können.

von Marcus Rosik

Wie sieht die Zusammenarbeit in einem frisch ins Leben gerufenen Team aus? Was sind die Elemente ihrer erfolgreichen Zusammenarbeit? Was braucht jede/r Einzelne, damit sie/er gut im Team wirken kann?
Dieser Artikel zeigt Ihnen anhand dreier Erfolgsfaktoren, wie Teambuilding gelingen kann.

Wir, die Marcus Rosik systemische Beratung GmbH, sind Experten für die Themen Führung und Teamentwicklung. Wir haben selbst in Organisationen und als Führungskräfte gearbeitet. In diesem Beitrag fassen wir einen Teil unsere Berufs- und Teamentwicklungs-Erfahrungen für Sie zusammen.

Wir fokussieren hier auf zwei Werte unserer systemischen Haltung: Selbstwirksamkeit und Transparenz. Sie werden durch die Erfolgsfaktoren Sinn und Umgangsformen für die Selbstwirksamkeit und durch die Rollen- und Aufgabenklärung für die Transparenz vertreten.

Aus vielen Teamentwicklungen heraus haben wir die Erfahrung gemacht, dass diese drei Elemente der Systemtheorie wie Katalysatoren auf Teams wirken. Sie bündeln Teamkräfte und nutzen natürliches Verhalten für die gemeinsamen Ziele. Damit Sie als Team erfolgreich wirken können.

Wir laden Sie ein, diese Erfolgsfaktoren selbst wirksam einzusetzen. Dafür könnten Sie im Team je Erfolgsfaktor eine Teamsitzung, zwei Stunden, einen Vor- oder Nachmittag lang zusammen arbeiten. Denn — wir sind ganz offen — einer der wesentlichen Erfolgsfaktoren unserer Arbeit ist die Zeit und der Raum, die einem Team mit uns gegeben werden, um sich mit den eigenen Themen zu beschäftigen. Grundsätzlich könnten Sie das auch alleine. Vereinbaren Sie gerne einen symbolischen Termin mit uns und stellen einen Stuhl als Platzhalter für uns in Ihre Arbeitsrunde.

Uns erscheint übrigens einen Vorlauf von ca. zwei Wochen als hilfreich. Besonders hilfreich empfinden wir, das „Wofür“ des Teambuildings zu erfragen: „Wofür möchten Sie dieses Teambuilding nutzen?“ Wir erleben es als hilfreich, die Antwort in die Einladung zu schreiben.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und auch Spaß bei Ihrem nun folgendem Teambuilding!

 

Teamziel festlegen

Grafik Ziele festlegen im Teambuilding

Der erste Erfolgsfaktor bezieht sich auf das übergeordnete Ziel des Teams. Systemisch gesprochen reden wir vom Sinn des Teams. Hypnosystemisch würden wir das Wofür des Systems erfragen. Welcher Begriff passt für Sie und Ihr Team am besten?
Das übergeordnete Ziel zu klären ist deswegen hilfreich, weil die Ziele einzelner Mitarbeiter durchaus im augenscheinlichen Widerspruch zueinander stehen können. Der Blick auf das übergeordnete Ziel hilft, Klarheit im Einzelfall zu gewinnen.

Entscheiden Sie sich jetzt für einen Begriff und arbeiten mit diesem weiter. Wir Entscheiden uns für den Begriff „Ziele“, der Ihnen als Platzhalter dienen mag.
Vier Schritte führen zu einem kraftvolleren Ziel:

Ziel beschreiben

Oft ist das Ziel schon lange festgelegt. Dann nehmen Sie gerne diese Zielbeschreibung und schreiben sie auf ein FlipChart, eine Tafel o.ä. Falls nicht starten Sie jetzt mit einer möglichst kurzen Zielbeschreibung.

Teamziel gemeinsam diskutieren

Nun setzen Sie sich im Team zusammen. Die Teamleiterin, der Teamleiter stellt das Ziel vor. Dann diskutieren Sie im Team darüber, wie jeder Einzelne das Ziel für sich beschreiben würde und was er genau darunter versteht. Folgende Fragen können dafür hilfreich sein:

  • Wie beschreibe ich das Ziel in meinen Worten?
  • Was sind für mich die drei wesentlichen Elemente des Zieles?
  • Unter den drei Elementen verstehe ich…

Teamziel vereinbaren

Entwickeln Sie gemeinsam mit allen Teammitgliedern eine Teambeschreibung des Ziels.

Finden Sie nun eine Zielbeschreibung, die die größtmögliche Zustimmung im Team findet. Schreiben Sie das Ziel auf ein FlipChart oder ähnliches und hängen es an einem zentralen Ort auf.

Beitrag leisten

Jeder einzelne im Team kann sich jetzt überlegen, welchen Schritt er in Richtung des gemeinsamen Zieles tun kann — natürlich im Rahmen seines Verantwortungsbereiches, seines Budgets und seiner sonstigen Restriktionen. Vielleicht einigen Sie sich auch auf drei kleine Schritte. Legen Sie dabei auch fest, bis wann Sie diese Schritte unternommen haben wollen. Schreiben Sie sich das alles auf und hängen den Zettel an einen für Sie zentralen Ort auf.

Nun sind Sie fertig. Beachten Sie, dass die Qualität des Dialogs über die Qualität des Ergebnisses entscheidet. Dafür könnten Sie beispielsweise auf die gegenseitige Wertschätzung in den Gesprächsrunden achten.

Die Wirkung dieser vier Schritte ist die folgende: Das Ziel wächst sozusagen von der Führung in das ganze Team und ist fest mit ihm verbunden. Durch das gemeinsame diskutieren ist ein einheitlicheres Verständnis über das Ziel entstanden. Jeder einzelne kann nun aus eigener Motivation heraus seine Schritte zu diesem Ziel beitragen.

 

Umgangsformen vereinbaren

Grafik zu Umgangsformen im TeambuildingWie wir miteinander umgehen, hat direkten Einfluss auf die Ergebnisse der Teamarbeit. Deswegen gehen wir selbst diesen Schritt zu Beginn eines jeden Workshops. Selbst, wenn wir unter Kollegen arbeiten, ist uns dieser Schritt wichtig geworden.

Die Umgangsformen zu klären ist deswegen hilfreich, weil sie aus unserer Erfahrung heraus zu mehr Wertschätzung, Gesehen werden und einem positiveren “Team-Klima” führen. Wie Neurobiologen herausgefunden haben ist die Leistungsfähigkeit von Menschen, die in einem freundlichen und entspannten Team-Klima arbeiten wesentlich höher, als wenn Sie unter Druck agieren müssen.

Die zentrale Frage für die gute Teamarbeit zum Erfolgsfaktor Umgangsform lautet:

Wie wollen wir miteinander arbeiten?

Um diese Frage zu beantworten, schlagen wir ein Vorgehen in vier Schritten vor: Zunächst geht es um ein gemeinsames Verständnis von Umgangsformen; dann um die Festlegung der für Ihr Team wichtigen Umgangsformen. Im dritten Schritt wird ein Teamverständnis der gemeinsam vereinbarten Umgangsformen erarbeitet. Im vierten Schritt werden die Umgangsformen schriftlich festgehalten und feierlich miteinander vereinbart. Hin und wieder ist es hilfreich, zu vereinbaren, wie Sie im Team damit umgehen wollen, wenn jemand aus dem Team beobachtet, dass die Umgangsformen nicht eingehalten werden.

Was sind Umgangsformen?

Unter Umgangsformen verstehen wir hier, die Art und Weise, mit der wir im Arbeitsalltag im Team miteinander umgehen. Die Umgangsformen klären Fragen, wie: Wie wollen Sie miteinander reden? Wie wollen Sie Absprachen miteinander treffen? Wie wollen Sie in Konflikten miteinander umgehen? Wie wollen Sie Fehler handhaben?
Wir geben in unseren Workshops ein „Set“ an Umgangsformen vor und ergänzen diese, wenn aus dem Teilnehmerkreis weitere Umgangsformen gewünscht werden. Mögliche Umgangsformen können sein:

  • Konflikte
  • Fehlerkultur
  • Verantwortung
  • Gemeinschaftsaufgaben
  • Ausreden lassen
  • Fokussierung auf die Agenda
  • Umgang mit der Zeit

 

Welche Umgangsformen sind Ihnen wichtig?
Sammeln Sie die Umgangsformen beispielsweise auf einem Flipchart.

Vereinbaren Sie im Team nach dem Sammeln gemeinsam die für Ihr Team gültigen Umgangsformen. Es sollten nicht mehr als sechs Umgangsformen sein. Mehr sind schwer zu verfolgen.

Ein gemeinsames Verständnis erarbeiten

In einem zweiten Schritt können die vereinbarten Umgangsformen getrennt voneinander diskutiert werden. Ziel ist ein gemeinsames Verständnis zu erarbeiten. Dafür können folgende Fragen hilfreich sein:

Was versteht jeder persönlich unter dieser Umgangsform?
Es ist hilfreich, wenn wirklich jeder etwas dazu sagt. Ggf. auch, ich verstehe es wie Michael. Denn im Anschluss kommen nach unserer Erfahrung oft wichtige Ergänzungen.

Welche Umgangsformen sind aus Ihrer Sicht für eine erfolgreiche Teamarbeit noch wichtig? Wofür sind sie gut?
Auch hier ist wichtig, dass jedes Teammitglied seine Antwort in das Team gibt. Sammeln Sie die Antworten auf einem Flipchart oder an einer Metaplanwand.

Am Ende dieser Diskussion haben Sie sich im Team ein gemeinsames Verständnis der gemeinsamen Umgangsformen erarbeitet. Nun kann es in die Anwendung gehen.

Umgangsformen nutzen

Sie können darüber hinaus noch vereinbaren, wann die Umgangsformen beachtet werden sollen. Finden sie nur in Meetings Beachtung, oder wollen Sie die Umgangsformen während der gesamten Arbeitszeit berücksichtigen?

Uns wäre wichtig, dass Sie in der folgenden Zeit sich selbst und Ihre Kollegen wohlwollend beobachten und freundlich Hinweise geben, sollte jemand vergessen, sich an die neuen Vereinbarungen zu halten. Unsere alten Gewohnheiten sind recht stark und brauchen eine Weile bis sie in den Hintergrund treten.

Die Wirkung ist, dass in gewisser Weise eine andere Art der Kultur entsteht. Das ist am besten im Erleben zu verstehen.

 

Rollen und Aufgaben beschreiben

Transparenz oder auch Klarheit bewirken, dass wir uns in unserem Team besser orientieren und mehr Sicherheit im eigenen Handeln erleben. Transparenz erreichen wir im Team unter anderem dadurch, dass die Rollen und die Aufgaben im Team gemeinsam besprochen und vereinbart werden.
Wir erleben in unseren Teamcoachings, dass diese Klärung als sehr hilfreich empfunden wird, obwohl die Teammitglieder teilweise seit Jahren zusammenarbeiten. Denn einerseits wird in der Klärung bemerkt, dass es doch ein unterschiedliches Verständnis gibt. Andererseits verlieren durch organisatorische oder prozessbedingte Veränderungen die Aufgaben und Rollen mit der Zeit an ihrer ursprünglichen Klarheit.
Transparenz ist auch deswegen hilfreich, weil wir Menschen als autopoietische Wesen die Dinge gerne selbst in die Hand nehmen. Autopoiese bedeutet in der Lage zu sein, sich selbständig zu erhalten, zu wandeln und zu erneuern. Transparenz und Klarheit fördern diesen evolutionären Wunsch der Menschen nach autonomem Handeln.

Gemeinsames Brainstorming

Wenn Sie sich für diesen Erfolgsfaktor zusammensetzen, ist es hilfreich, das vor einem großen Blatt Papier, auf eine Metaplanwand geheftet, zu tun. Am einfachsten ist es mit einem Brainstorming zu beginnen und die Rollen und Aufgaben in Form einer Mindmap aufzuschreiben, wie in der Abbildung unten dargestellt. Eine Rolle ist dabei eine personenunabhänige Funktiosbeschreibung, beispielsweise DebitorenbuchhalterIn. Sie ist verantwortlich für verschiedene Aufgaben, wie beispielsweise die Neuanlage von Debitorenkonten, Kommunikation von Kontoinformationen an den Verkaufsbereich und die Kundenbetreuung, vielleicht die Rechnungserstellung, die Pflege der Buchungssätzen, das Mahnwesen usw.

Dabei kann es Aufgaben geben, die zunächst keiner Rolle zugeordnet sind. Diese schreiben Sie dann separat in eine Ecke des Papiers und überlegen zu einem späteren Zeitpunkt, wie Sie damit umgehen wollen.

Nach dem Brainstorming können Sie dieses Dokument mit ggf. vorhandenen Stellenbeschreibungen abgleichen und ergänzen. Oder Sie nutzen externe Sichtweisen von prozessbeteiligten Bereichen oder anderen Führungskräften.

Rollenverteilung überprüfen

Damit dieses Thema präsent bleibt und auch spontan bearbeitet werden kann, ist es hilfreich, dieses Blatt an einem zentralen Ort aufzuhängen. Wir haben gute Erfahrung damit gemacht, nach ca. zwei Wochen im Team nochmals drüber zu sprechen und neue Erkenntnisse sowie aktuelle Erfahrungen zu verarbeiten.

Danach können Sie beginnen, über die personenbezogene Rollenverteilung zu sprechen. Welches Teammitglied übernimmt welche Rolle zu welcher Zeit? Ist jeder mit seiner jetzigen Rolle zufrieden? Möchte er eine andere Rolle übernehmen? Wie starr/flexibel ist die Rollenvergabe? Darf eine Rolle unbesetzt bleiben? Wie sind die Regelungen für Urlaube und Krankheit?

Jetzt ist es wieder an der Zeit, die neue Transparenz und ggf. neue Verteilung wirken zu lassen.

Über die Rollen- und Aufgabenverteilung hinaus sorgen allen Teammitgliedern bekannte Entscheidungsregeln und eine wohlwollende Fehlerkultur für mehr Klarheit im Team. Diese Themen werden in einem weiteren Artikel bearbeitet.

Nun habe Sie sich drei Erfolgsfaktoren erarbeitet. Damit haben Sie etwas für die Werte Selbstwirksamkeit und Transparenz getan. Herzlichen Glückwunsch! Es ist hilfreich die getane Arbeit nun eine Zeit lang wirken zu lassen und nach zwei, sechs und 12 Wochen gemeinsam darüber zu reflektieren. Vielleicht ergeben sich aus den ersten Erfahrungen Optimierungsmöglichkeiten oder Anpassungsbedarf.

Sollten Sie weitere Bedarfe in den Bereichen Führungskräfte- und Teamentwicklung haben, stehen wir Ihnen gerne zur Seite. Scheiben Sie uns einfach eine eMail. Wir melden uns umgehen bei Ihnen.

Viel Erfolg bei Ihrer Arbeit!