Aufträge im Überblick

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Kennt Ihr als Unternehmer*in das Bedürfnis, alle kundenbezogene Prozesse im Überblick zu haben? Aufträge im Blick behalten, Rechnungen leicht erstellen und der Zahlung zuordnen, ausstehende Beträge auf einen Klick erkennen – all das spart wertvolle Zeit, die für das Kerngeschäft verwendet werden kann. Im digitalen Zeitalter kein Problem, oder?

Dieser Text wendet sich an Euch als Dienstleistungs-Unternehmer*innen und Geschäftsführer*innen kleiner Organisationen. Auch Selbstständige und Personen aus den freien Berufen könnten hier hilfreiche Informationen finden. Er bietet allgemeine Lösungsansätze für einfache und schlanke kaufmännische Prozesse. Zusätzlich beschreiben wir mögliche Wege zu Lösungsansätzen: Schließlich könnt Ihr Euch mit einem kleinen einfachen Schritt auf den Weg zu Euren optimalen Auftragsabläufen machen.

Der ideale kaufmännische Prozess

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Wir erleben es regelmäßig, dass Euch der ideale kaufmännische Prozess bekannt ist. Ihr beschreibt ihn, so wie er im Lehrbuch steht: Der Prozess beginnt mit der Erstellung des Angebotes. Darauf folgt die Auftragsbestätigung, dann wird nach der Abarbeitung des Auftrages die Rechnung geschrieben. Schließlich endet der Prozess mit dem Zahlungseingang auf Eurem Bankkonto.

Während des gesamten Prozessablaufes entstehen Daten. So sind die Adresse, die Rechnungsnummer oder die zu berechnenden Zeiteinheiten Beispiele für diese Daten. In jedem Prozesschritt werden die bisherigen Daten ergänzt oder verändert. Dabei ist eine der wesentlichen Herausforderungen, dass die Daten meistens in unterscheidlichen Programmen bzw. Apps entstehen. Allerdings werden die Daten nicht von Programm zu Programm übergeben, stattdessen werden sie mehrfach eingegeben. Dieses Datenhandling ist in vielen kaufmännischen Abläufen ein Hindernis für den idealen kaufmännischen Prozess und obendrein fehleranfällig.

Dementgegen wäre eine Art „Datencontainer“ für den gesamten Prozess eine Erleichterung. Dieser könnte an jedem Prozesschritt anhalten, Daten ausgeben, anpassen und einsammeln. Danach kann er zum nächsten Prozesschritt fahren. Dazu könnten ein paar Prüfungen zwischendurch für einen fehlerfreien Ablauf sorgen. So entsteht ein ressourcenschonender Prozess.

Die Transformation

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Wie sieht Eure Realität aus?

  • Schreibt Ihr Eure Rechnungen mit MS Word oder mit InDesign?
  • Habt Ihr verschiedene Apps im Einsatz, die jede für sich eine bestimmte Funktion erfüllt?
  • Seid Ihr eine Organisation, die in den letzten Jahren gewachsen ist? Stellt Ihr gerade fest, dass Eure kaufmännischen Prozesse dieses Wachstum verschlummert haben?
  • Werden die Rechnungen bei Euch vom Backoffice oder der Buchhaltung erstellt? Ist es dabei schwierig, wirklich vollständige Daten für die Rechnungsstellung zu bekommen? Kommt es dadurch manchmal zu durchaus erheblichen Zeitverzögerungen?

 

Wie kommt Ihr aus Eurer aktuellen Situation in den idealen Prozess?

Die meisten kleinen Unternehmen lassen ihre Buchhaltung von ihrem Steuerberater erstellen. Dafür ist es hilfreich, dass die internen kaufmännischen Prozesse optimal mit denen Eures Steuerberaters zusammenwirken. Deswegen halten wir es für sehr hiflreich, dass Ihr Euren Steuerberater von Beginn an einbezieht.

Entweder startet Ihr klassisch mit einer kompletten Prozessanalyse oder agil bzw. iterativ, indem Ihr einen belastenden Engpass anschaut. Da der klassische Prozess recht bekannt ist, fokussieren wir hier auf den iterativen Ansatz. Wenn Ihr Euch vor Beginn eines Optimierungsprozesses überlegt, wohin es mit Eurer Organisation gehen soll, wirkt sich das positiv auf den Transformationsprozess aus.

Der iterative Prozess beginnt mit der Frage nach dem gerade schon erwähnten belastenden Engpass. Diesen genau zu beschreiben, ihn mit den betroffenen und beteiligten Mitarbeitenden zu besprechen, ist der erste Teilschritt. Er sorgt oft für eine unerwartete Klarheit! Darauffolgend beschreibt Ihr das Lösungsszenario. Es ist hilfreich, die Suche nach Lösungswegen im direkten Umfeld zu starten. Ist die Suche abgeschlossen, bewertet Ihr die gefundenen Lösungswege und trefft eine Entscheidung. Nach dieser beginnt die Umsetzungsplanung, gefolgt von der Umsetzung. Uns erscheint es wichtig, nach erfolgreicher Umetzung, die „verlorene“ Belastung zu feiern.

Wegbegleitung?

Ist für einen solchen Prozess externe Begleitung notwendig? Aus unserer Sicht ist das eine Frage vorhandener Ressourcen. Wie viel Zeit könnt Ihr gerade für diesen Prozess einsetzten? Sind es zwei Stunden in der Woche, oder 10? Die benötigte Zeit hängt sehr stark von Eurem kaufmännischen Fachwissen ab und von Eurer Leidenschaft, sich neue Dinge zu erarbeiten. Bei uns ist es beispielsweise so, dass wir Leute im Team haben, die sehr gerne Lösungswege recherchieren. Andere probieren leidenschaftlich neue Apps aus. Folglich geht es bei denen recht schnell, bis sie ein Ergebnis oder sich eine Meinung über eine App gebildet haben. Tendenziell ist eine externe Begleitung umso hilfreicher, je weniger interne Zeit verfügbar ist.

Was wir in unseren Begleitungen anbieten sind Methoden aus der Facilitation und der agilen Arbeitswelt. Iteratives Vorgehen ist ein Element daraus. Wir finden, kleine überschaubare Schritte machen es leichter. So könnt Ihr als Organisation gemeinsam mit den Prozessen wachsten. Das macht es oft einfacher, als wenn gleich ein neues Programm mit unüberschaubar vielen neuen Fuktionen da ist. Wir unterstützen gerne in ho­möo­pa­thischer Dosis, also wirklich nur dort im Prozess, wo unsere Begleitung einen Wert bietet.

Unser Mehrwert sind die 20 Jahre Berufserfarhrung, die Marcus Rosik aus seinem vorherigen Beruf mitbringt: Er war zuvor im Finanz- und Rechnungswesen, also in der Buchhaltung tätig und kennt die Buchhaltung vom Buchungssatz bis zum internationalen Konzernabschluss. Viele Buchhaltungsprogramme hat er selbst angewendet, darunter auch neue cloudbasierte Apps. Diese Erfahrung stellen wir in der Begleitung zur Verfügung. Darüber hinaus weisen wir auf die Gefahren hin, die uns selbst begegnet sind. Das führt dazu, dass unsere Kunden ihre Transformation meist schneller und sicherer gestalten als alleine.

Los zum neuen Auftrags-Prozess

Habt Ihr Lust, nun loszulegen? Falls es mit Begleitung sein darf, ruft uns gerne für ein erstes Kennenlernen unter +49 421 69 56 83 46 an. Oder schreibt uns einfach eine eMail. Der folgende Fragebogen bietet Euch die Möglichkeit, gleich online einen ersten Schritt zu unternehmen.

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